Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Een bedrijfsrecordhoudsysteem dat in 5 stappen werkt

Het CCRRA-systeem: vastleggen, controleren, beoordelen, registreren, handelen


U hebt waarschijnlijk de uitdrukking "Garbage in, garbage out" gehoord. Deze gold oorspronkelijk voor computerhardware en -software, maar werkt ook voor de financiële kant van uw bedrijf. Je moet een financieel systeem creëren dat de afvalstoffen opruimt als je wilt slagen.

Uw systeem moet u nauwkeurige en bruikbare informatie geven zodat u kunt zien hoe het met u gaat en u weet wanneer u moet handelen. Met deze vijf eenvoudige stappen kunt u een eenvoudig systeem voor financiële administratie maken: vastleggen, controleren, vastleggen, beoordelen en handelen.

VASTLEGGEN van de informatie

Als het er niet is, bestaat het niet. Neem de gewoonte om alles vast te leggen terwijl je aan het werk gaat. Na een tijdje wordt het automatisch.

"Capture" is de moeilijkste stap en het is het belangrijkste onderdeel van het proces. Blijf op de hoogte van elk bedrag dat u aan uw bedrijf uitgeeft en elk bedrag dat u inneemt als verkoop. Zorg ervoor dat persoonlijke en zakelijke uitgaven gescheiden blijven, zelfs als u uw bedrijf altijd terugbetaalt wanneer u persoonlijke uitgaven uit die account betaalt.

Maak je op dit moment geen zorgen over iets te doen met de informatie. Maak er gewoon een gewoonte van om het te verzamelen. Zorg ervoor dat alles wat u vastlegt een beschrijving van het artikel, het bedrag en de datum bevat.

CONTROLEER om zeker te zijn dat de informatie compleet en juist is

Breng elke twee weken een uur door, doorloop alles wat je hebt vastgelegd en zorg ervoor dat alle informatie gereed is voor opname.

Zorg ervoor dat u voldoende details hebt toegevoegd over de kosten, zodat u deze nauwkeurig kunt vastleggen. Een opmerking voor "papier, $ 3,55, 7/12" is misschien niet genoeg. Waar was de krant voor? Was dit een krant die je voor kantoor hebt gekocht of heb je een stuk papier voor de computer gekocht?

Stel een specifieke tijd in voor een afspraak "controleer alles" met uzelf aan het einde van andere weken, bijvoorbeeld elke andere vrijdag. Wacht niet te lang of het wordt moeilijker om informatie te onthouden.

NEEM de informatie op om het op te slaan

Opnemen betekent dat u uw financiële informatie in een bruikbare vorm plaatst. Verander alles wat u hebt gecontroleerd naar uw boekhouder om het zelf op te nemen of op te nemen. Doe dit maandelijks.

Voer de informatie in een spreadsheet of boekhoudsoftware in. Misschien vindt u dat online software het beste werkt voor u - u en uw boekhouder kunnen zowel de informatie zien als bespreken. Zorg er wel voor dat je elke maand alles ontvangt wat je hebt opgenomen, zodat je het kunt bekijken.

Consolideer en BEKIJK DE INFORMATIE

Nadat uw financiële informatie elke maand is geregistreerd, drukt u vier rapporten af: een balans, een resultatenrekening (p & l), een rapport over debiteurenveroudering en een rapport over de crediteurenadministratie.

Neem bij elk rapport een vergelijking op met dezelfde rapportinformatie van de afgelopen maand. Besteed speciale aandacht aan specifieke informatie in deze rapporten.

HANDELING op basis van wat u weet

"Handelen" kan betekenen dat je niets doet als alles er goed uitziet, maar op andere momenten kan het betekenen dat je iets moet veranderen.

Creëer triggerpoints waar de informatie u dwingt om te handelen. Als u ziet dat de verplichtingen elke maand drie maanden toenemen op uw balans, betekent dit waarschijnlijk ook dat uw bezittingen of uitgaven stijgen. Bezuinigen op uitgaven.

Als u ziet dat een bepaalde uitgave toeneemt als een percentage van de omzet op uw resultatenrekening, vraag uzelf dan af waarom. Misschien wilt u minder uitgeven aan andere uitgaven om uw winstniveau te handhaven als de verhoging nodig is.

Wees assertief in het zoeken naar trage betalers die in uw rapport over debiteurenveroudering verschijnen. Hoe langer je een schuld onbetaald laat, hoe kleiner de kans dat je het geld ooit krijgt. Stel een incassosysteem in om ervoor te zorgen dat u snel wordt betaald. Laat trage betalers niet veronderstellen dat u uw geld niet wilt omdat ze al een tijdje niets van u hebben gehoord.

Wat uw te betalen rekeningen betreft, betaal zo snel mogelijk wat u kunt. U kunt vaak kortingen krijgen door vroeg te betalen. Als u niet al uw rekeningen kunt betalen, moet u betalen voor boetes die uw kredietwaardigheid negatief beïnvloeden of die uw kredietwaardigheid beïnvloeden.

Zelfs als iemand anders verantwoordelijk is voor het betalen van rekeningen, bent u er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat uw zakelijke schulden worden betaald.

Het komt neer op

Zelfs als u niet bekend bent met financiële systemen, zou u in staat moeten zijn om deze in beweging te zetten en te houden met minimale inspanning. Het moeilijkste deel is het verzamelen van de informatie. Nadat je de 'verzamelgewoonte' hebt gevormd, zul je merken dat de rest mee zal gaan.

Onthoud CCRRA: Gevangen nemen financiële informatie voor uw bedrijf, controleren het om de andere week, record en beoordeling de informatie maandelijks dan handelen indien nodig om uw financiële situatie soepel te laten verlopen.

U minimaliseert de "vuilnis" en de problemen die daarmee gepaard gaan en u maximaliseert uw financiële situatie als u dit eenvoudige vijfstappensysteem volgt. Een goed georganiseerd financieel systeem moet uw bedrijf vele jaren houdbaar houden.


Video Van De Auteur:

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Belastingaangelegenheden voor zelfstandig werkende senioren

✔ - Timing is alles in een nieuwscyclus

✔ - Verwijderen van gebroken en ongewenste pallets


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!