Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Easy Home Business Filing Systems


Zelfs in deze digitale wereld is het verrassend hoeveel papier een bedrijf thuis kan verzamelen. Verder is er zoveel te volgen in uw thuisbedrijf, van uw financiële accounts, marketingstrategieën, projecten, klanten en meer. Het is essentieel om organisatiesystemen vroeg in uw bedrijf te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat u kunt vinden wat u nodig heeft wanneer u het nodig hebt.

Wat u moet opslaan en organiseren

Tot op zekere hoogte zijn de items die u nodig hebt om een ​​systeem van indiening te ontwikkelen grotendeels afhankelijk van uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld een tastbaar product verkoopt, hebt u iets nodig dat uw inventaris volgt. Hier is echter een algemene lijst met items die u moet volgen in uw eigen bedrijf:

  • Bedrijfs- en marketingplannen.
  • Juridische documenten (bijv. LLC papierwerk, bedrijfslicenties en registraties van intellectuele eigendommen, contracten).
  • Contacten (professional, klanten, leveranciers, serviceproviders, enz.).
  • Financiële informatie (winst- en verliesrekening, balansen, crediteuren / te ontvangen posten).
  • Belastingen.
  • Bedrijfskosten (ontvangsten).
  • Projecten.

Naast deze lijst wilt u items toevoegen die specifiek zijn voor uw bedrijf.

Systemen voor het organiseren van uw thuisbedrijf

De kansen zijn dat je verschillende methoden zult gebruiken om je papieren en andere belangrijke informatie op te slaan en te behandelen. De belangrijkste factor is om een ​​methode te kiezen die het beste bij u past. Iedereen heeft een andere manier van denken en organiseren. Voor sommige mensen is het bijvoorbeeld logischer om bestanden alfabetisch te ordenen, maar voor anderen vinden ze het eenvoudiger om ze op datum te ordenen. Als je niet zeker weet wat voor jou het beste werkt, probeer er dan een, en als je moeite hebt om het te onderhouden, neem dan een ander systeem aan. Hier zijn drie manieren om uw bestanden en informatie te ordenen:

Simple Binder Filing System

Voor kleine bedrijven die niet te veel papierwerk genereren, is het bindmiddelsysteem een ​​goede keuze. Het is ook ideaal voor mensen die alles op één plek willen hebben of die informatie nodig hebben om mobiel te zijn. Het bindmiddelsysteem maakt gebruik van een groot bindmiddel met drie ringen, bladbeschermers en scheidingswanden.

Gebruik de scheidingswanden om uw bedrijfscategorieën te organiseren, zoals lopende bestellingen, voltooide orders, hoofdkopieën van verschillende formulieren... enz. Vanaf daar begint u de bestanden in de bladbeschermers te verzamelen. Zodra het mapje vol is - aan het einde van de week, maand of drie maanden - is het tijd om te wissen. U zet gewoon klantorderbestanden en andere historische records over naar een traditioneel archiefsysteem dat nauw aansluit bij de organisatie van uw binder.

Traditioneel archiefsysteem

De traditionele archiefsystemen gebruiken een archiefkast, hangende bestanden en manilla-mappen. Bijna elk bedrijf zal uiteindelijk dit type archivering nodig hebben naarmate hun bedrijf groeit. Er is gewoon te veel papierwerk in de loop van de tijd gegenereerd om er geen te hebben. En aangezien belastingaangiften zeven jaar moeten worden bewaard, hebt u een plaats nodig om al deze records op te slaan. Traditionele archiveringssystemen zijn ideaal voor items die moeten worden bijgehouden, maar niet regelmatig worden gebruikt, zoals belastingen en bedrijfslicenties van voorgaande jaren. Hier zijn een paar tips om uw traditionele archiefsysteem van de grond te krijgen en succesvol te maken:

  • Bedenk welk type systeem u daadwerkelijk zult gebruiken. Je kunt gek worden door coole kantoorbenodigdheden te kopen en het meest uitgebreide en kleurrijke opbergsysteem ter wereld te ontwerpen, maar als het niet past in je werkstijl, is het verspilling van insteltijd en geld.
  • Maak een systeem voor het beheren van uw papier dat de minste hoeveelheid "aanrakingen" mogelijk maakt. U wilt voorkomen stapels papier te bouwen en elk stuk meerdere keren te behandelen. Probeer in plaats daarvan beslissingen te nemen over waar een stuk papier naartoe moet als je het de eerste keer aanraakt.

  • Houd tijd vrij voor archivering. Het is gemakkelijk om deze taak als de pest te vermijden, maar dit is vereist en zal uw bedrijf veel soepeler helpen uitvoeren. Vooral ontvangsten en andere items die worden gebruikt in de belastingwetgeving, waardoor dit spul georganiseerd blijft, maakt het indienen van uw belasting zo veel gemakkelijker.

Elektronisch archiefsysteem

De digitale wereld heeft de behoefte aan papieropslag niet volledig geëlimineerd, maar het heeft het opslaan van informatie veel gemakkelijker gemaakt. Digitale systemen kunnen facturen maken, verzenden en beheren, en het kan de financiën van uw thuisbedrijf volgen en vervolgens worden geïmporteerd in belastingsoftware voor e-archivering. U kunt bonnen scannen en deze laten opslaan in een bestand op uw computer (hoewel u waarschijnlijk ook de papieren versie moet bewaren). Elektronische systemen kunnen uw klanten, klanten en prospectinformatie opslaan in een klantrelatiebeheersysteem voor gemakkelijke toegang, e-mailen, facturering en meer.

Online systemen kunnen worden gebruikt om uw ideeën op te slaan, u te helpen bij het beheren van projecten, het organiseren van informatie of onderzoek.

Maar net als papieren bestandssystemen, moet uw digitale archiveringssysteem een ​​organisatiestructuur hebben, met behulp van mappen en bestanden die op uw computer zijn opgeslagen of in de cloud. Gebruik voor het gemakkelijkste beheer dezelfde structuur en bestandsnamen in uw digitale systeem als in uw papieren systeem. Ter bescherming van uw digitale bestanden maakt u een back-up op een afzonderlijke harde schijf of op een online opslagsysteem.

Een combinatie van al het bovenstaande

De kans is groot dat u meer dan één systeem moet gebruiken om alle gegevens en materialen te beheren die u in uw bedrijf wilt opslaan. Eerst moet u beslissen wat het beste voor u werkt en het vervolgens implementeren. U hebt bijvoorbeeld een bindersysteem waarmee u het dagelijkse beheer van uw bedrijf kunt organiseren, zoals uw planning, marketing en kopieën van uw formulieren.

Uw traditionele systeem kan al uw langlopende papieren bevatten, zoals belastingen, vergunningen en bedrijfslicenties van voorgaande jaren, en registraties van intellectuele eigendommen. U kunt een digitaal systeem gebruiken om uw ideeën op te slaan, zoals Evernote, en projecten volgen.

Aan de andere kant wilt u mogelijk zo digitaal mogelijk zijn, een online-takenlijst en -agenda gebruiken, alle bonnen scannen naar uw computer en software of online services gebruiken voor al uw bedrijfsbeheerbehoeften. Toch wil je nog steeds dat een systeem het papier beheert dat wordt gegenereerd. De sleutel is om het systeem te vinden dat gemakkelijk is om bij te houden en de informatie te vinden die u nodig hebt wanneer u het nodig hebt.

Bijgewerkt door Leslie Truex


Video Van De Auteur: Basic Filing System

Gerelateerde Artikelen:

✔ - 7 Manieren om door uw zakelijke uitdagingen heen te komen tijdens de week van kleine bedrijven

✔ - 5 Mythes of Sales Prospecting

✔ - Beste lay-outontwerpen om uw kantoor aan huis een make-over te geven


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!