Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Hoe een documentbeheersysteem te maken

Hoe een documentbeheersysteem voor kleine bedrijven te creëren


Document beheer is het verwerken van documenten op een zodanige manier dat informatie efficiënt en passend kan worden gemaakt, gedeeld, georganiseerd en opgeslagen. Daarom is het van cruciaal belang voor bedrijven om te leren hoe een documentbeheersysteem kan worden gemaakt.

Voor veel bedrijven ligt de focus van een documentbeheersysteem op de organisatie en opslag van documenten. Ze willen documenten op een georganiseerde en veilige manier kunnen opslaan, zodat documenten toch gemakkelijk kunnen worden gevonden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een documentbeheersysteem kunt maken dat precies dat doet.

Als u 'documentbeheersysteem' in een zoekmachine typt, krijgt u lange lijsten met oplossingen voor documentbeheer, waarvan vele met software of apps die de voordelen van een papierloos kantoor weergeven.

Documentbeheersoftware of -apps zijn echter ontworpen om de verwerking van uw elektronische bestanden door uw bedrijf te verbeteren. Het probleem is dat veel kleine bedrijven te maken hebben met mixen van ouderwetse gegevens op papier en elektronische bestanden - en in sommige gevallen is het aandeel van papieren gegevens veel groter.

Een oplossing voor het probleem van het hebben van een omgeving met gemengde gegevens is om een ​​documentafbeeldingssysteem te gebruiken om alle documenten van uw bedrijf in elektronische vorm om te zetten. Maar dit is te duur en tijdrovend voor veel kleine bedrijven.

Het goede nieuws is dat u de basisprincipes van een documentbeheersysteem kunt invoeren zonder speciale software te kopen of door een grootschalige documentimaging te doen. Het systeem hoeft niet ingewikkeld te zijn; je hoeft alleen maar wat tijd te investeren in het plannen en implementeren ervan.

Hoe een documentbeheersysteem te maken

Het opzetten van een documentbeheersysteem omvat drie stappen;

  • Een documentbeheerplan maken
  • Implementatie van het documentbeheerplan
  • Doorgaan

De eerste stap, het maken van het plan, omvat het beantwoorden van deze vier vragen:

Wat zijn de regels voor het maken van documenten?

Facturen, betalingsherinneringsbrieven, verkoopbrochures, e-mail, balansen, spreadsheets, rapporten - Alle bedrijven creëren een verscheidenheid aan documenten in de loop van het doen en bijhouden van zaken. En om zaken georganiseerd te houden, moeten alle bedrijven regels opstellen voor het maken van documenten.

Zijn er bijvoorbeeld interne sjablonen voor enkele van uw standaard zakelijke documenten, zoals brieven en facturen, en waar bevinden ze zich?

Is er een interne stijlgids die moet worden gevolgd?

Moeten nieuwe documenten worden gedateerd en / of voorzien van een tijdstempel?

Welke procedures moeten worden gevolgd voor het delen of beoordelen van documenten?

Voor sommige kleine bedrijven is het enige punt over het maken van documenten dat van belang is waar de sjablonen voor verschillende bedrijfsdocumenten zich bevinden en hoe ze te gebruiken. Maar als bij het maken van documenten binnen uw bedrijf verschillende mensen samenwerken aan het bekijken, beoordelen of bijwerken van documenten, moet u wat tijd besteden om te beslissen hoe deze dingen moeten worden gedaan om efficiëntie en consistentie te waarborgen.

Hoe bewaren we documenten?

Er zijn eigenlijk twee aspecten aan deze vraag. De eerste betreft de fysieke aspecten van opslag. Zelfs als uw kleine onderneming documenten opbergt in archiefkasten, zijn er kosten verbonden aan opslag; niet alleen de kosten van de archiefkasten zelf, maar ook de tijd dat u en / of uw medewerkers documenten indienen of gaan ophalen. De grootste kosten voor opslag zijn voor de meeste kleine bedrijven waarschijnlijk de kosten van de verloren tijd wanneer mensen naar documenten zoeken.

Het tweede aspect van het opslaan van documenten is organisatorisch; hoe worden documenten bewaard? De sleutel tot het indienen van documenten is het volgen van goed bestandsbeheer.

U moet ook weten hoe u documenten archiveert. Hoe gaat u om met bestanden die verouderd zijn of juist klaar om in uw documentbeheersysteem op de lange termijn te worden verplaatst?

Aan het begin van elk jaar, bijvoorbeeld, doorloop ik de verschillende werkgerelateerde bestanden op mijn computer, verwijder ik de bestanden die niet meer actueel zijn en maak ik nieuwe mappen met een label naar jaar en / of onderwerp, en verplaats ik bestanden naar behoefte.

Hetzelfde kan worden gedaan met papieren bestanden; het is niet moeilijk om oude (re) documenten uit een bestandsmap en label te verwijderen en een nieuwe te maken met "Oud" in de titel. Sommige software biedt automatische archiveringsopties. Met Microsoft Outlook kunt u bijvoorbeeld oude e-mails archiveren.

Hoe kan het ophalen van documenten worden vereenvoudigd?

Deze vraag vormt de kern van uw documentbeheersysteem. In een onderzoek uitgevoerd door Leger Marketing voor Xerox Canada, zeiden Canadese eigenaren en managers van SMB dat het $ 2.152 per jaar kostte om documenten te beheren en op te slaan en ongeveer één uur per dag om naar deze documenten te zoeken (globeandmail.com).

Nogmaals, goede archiveringspraktijken kunnen een lange weg helpen om het probleem op te lossen. Bladeren door de Data Management-artikelen op deze site helpt u op weg. Als u dingen doet zoals consequent de strikte naamgevingsconventies volgen, bijvoorbeeld, zullen documenten bijvoorbeeld veel gemakkelijker te vinden zijn.

En of u nu een eenmanszaak bent die alleen of een bedrijfseigenaar met werknemers werkt, zou u moeten maak een lijst met bestandslocaties, dat gebruikers zal herinneren waar bepaalde soorten bestanden naartoe gaan - en waar specifieke documenten te vinden zijn. Als uw bedrijf er het meest uitziet, vergeet dan niet om op te geven of het bestand zich op uw computersysteem bevindt, een interne server, in de cloud of, als het in papieren vorm is, opgeslagen op een fysieke locatie zoals een archiefkast. Stel bijvoorbeeld dat u afbeeldingen, video of zelfs papieren foto's in uw bedrijf gebruikt.

Een vermelding in uw lijst met bestandslocaties kan zijn:

Digitale afbeeldingen / video: computer (of server) - station E: / foto's - bestand in de juiste onderwerpmap
Papieren foto's: archiefkast 3 - Foto's - alpha op onderwerp

Gedeeld netwerk- of cloud-drives moeten worden gelabeld volgens de inhoud, net als laden van archiefkasten.

Hoe kunnen we onze documenten beveiligen / beveiligen?

De eerste verdedigingslinie voor documentbeveiliging is het fysiek beveiligen van de bedrijfslocaties zelf. Alle bedrijven moeten beveiligingssystemen hebben, zoals alarmsystemen, geïnstalleerd en zelfs thuisbedrijven.

Bedrijven kunnen ook behoefte hebben aan of willen investeren in andere beveiligingsapparaten, zoals vensterbalken / grills, beveiligingscamera's en / of patrouilleservices. Je kunt altijd de tijd besteden aan het maken van wachtwoorden en het coderen van bestanden in een poging je elektronische bestanden te beschermen, maar het maakt niet veel uit of iemand gewoon kan ronddolen en je computer en bijbehorende harde schijf kan stelen.

Alle archiefkasten moeten afsluitbaar zijn en gesloten blijven na kantooruren (en gesloten tijdens de lunch als niemand betrouwbaar in de buurt zal zijn).

Algemene beveiligingsprocedures voor elektronische documenten omvatten het regelmatig maken van back-ups van documenten en het bewaren van documentback-ups op een andere locatie dan dezelfde harde schijf als de originele documenten. Off-site is het beste om ervoor te waken dat uw bedrijfsgegevens niet worden vernietigd door natuurrampen. Nog een reden waarom de cloud ideaal is voor bedrijven.

Kleine bedrijven met collega's of werknemers die hetzelfde computernetwerk delen, willen mogelijk ook de toegang van sommige gebruikers beperken, zodat ze alleen de bronnen van het netwerk kunnen gebruiken of zien. U hebt bijvoorbeeld een gedeelde map in het netwerk of in de cloud met de naam "Accounting", die alleen toegang heeft tot beheer. Zelfs als een gebruiker toegang heeft tot een bron, zoals een toepassing, kunnen bepaalde documenten met een wachtwoord worden beveiligd. De inhoud van documenten kan ook worden gecodeerd, waardoor ze alleen toegankelijk zijn voor diegenen die over de vereiste coderingssleutel beschikken.

Diefstal van werknemers is een andere bedreiging voor gegevensbeveiliging. Kleine bedrijven met werknemers moeten hun facturen controleren en achtergrondcontroles van werknemers een kwestie van beleid maken.

Uw documentbeheersysteem implementeren

Nadat u uw documentbeheerplan hebt gemaakt door de bovenstaande vragen te beantwoorden, bent u klaar om het te implementeren en zorgt u ervoor dat al uw medewerkers de details van het documentbeheersysteem van uw bedrijf kennen en de juiste procedures volgen bij het maken, opslaan en ophalen van documenten.

U moet er ook zeker van zijn dat iedereen die documenten binnen uw organisatie gebruikt en gebruikt, deze blijft volgen, door dingen te doen zoals het op de juiste manier benoemen en opslaan van documenten. Voer regelmatig een steekproef uit om te testen of bepaalde bestanden gemakkelijk kunnen worden gevonden en om te voorkomen dat ze verkeerd worden ingevoerd.

U kunt een documentbeheersysteem binnen een dag opzetten, maar het consequent implementeren ervan in de loop van de tijd zal de sleutel zijn tot het succes ervan. De beloningen zijn enorm - in staat om te vinden wat je wilt vinden wanneer je het wilt en gemoedsrust.


Video Van De Auteur: Documentmanagement (DMS) in SharePoint en Office 365

Gerelateerde Artikelen:

✔ - 8 Snelle en eenvoudige manieren om thuis geld te verdienen

✔ - 13 Tips voor een memorabele presentatie

✔ - Een solide verkoopstrategie creëert een concurrentievoordeel


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!