Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Hoe u een document met zakelijke vereisten kunt opstellen

Zakelijke vereisten Documenten voor zakelijke projecten


Uw kleine onderneming maakt zich klaar om uit te breiden - of nieuwe producten te verkopen - of een verscheidenheid aan veranderingen. En u bent op zoek naar een consultant of een aannemer om u te helpen met dit project. Een van de eerste dingen die u moet doen, is het opstellen van een document met zakelijke vereisten.

Laten we een voorbeeld nemen: een bedrijf (we zullen ze ZXYW LLC noemen) heeft besloten zijn boekhoudfuncties uit te besteden aan een shared service center in de VS Ze beginnen een proces van het vinden van een locatie, het opzetten van de services, het inhuren en beheren van de medewerkers. Het is een ingewikkelde onderneming en het zal vele maanden vergen om te volbrengen. Ze beginnen met een team dat een document met zakelijke vereisten opstelt.

Wat is een document Bedrijfsvereisten?

Het doel van een bedrijfsvereistend document is om een ​​volledig beeld te geven van een project of een nieuw businessplan, zodat iedereen duidelijk is over wat moet worden gedaan en wanneer.

Een bedrijfsvereisten document (BRD) kan in twee fasen worden beschouwd. In de eerste fase van een project is het een document met alle vereisten voor het project, inclusief kosten, details over implementatie, verwachte voordelen, mijlpalen en tijdlijn voor implementatie.

In de tweede fase kan de BRD feitelijk een contract worden tussen de twee partijen, waarbij formeel de vereisten van het inlenende bedrijf (ZXYW LLC in dit geval) en de aannemer die het werk uitvoert worden vastgelegd. Hieronder vindt u meer informatie over de contracttaal.

Hoe verschilt een Business Requirements Document van een Business Plan?

Hoewel beide documenten hetzelfde type secties kunnen bevatten (bijvoorbeeld een samenvatting), is de opzet anders. Een businessplan is gemaakt om een ​​nieuw of bestaand bedrijf te begeleiden, maar vaker is het bedoeld om aan een geldschieter te presenteren voor het financieren van het opstarten of uitbreiden.

Het bedrijfsplan bevat algemene informatie over het bedrijf en zijn plannen en strategieën om inkomsten te kunnen genereren om de lening terug te betalen. Financiële overzichten vormen een belangrijk onderdeel van het bedrijfsplan, terwijl de financiële documenten in de BRD heel anders kunnen zijn, gericht op een specifiek project.

Hoe verschilt een document met bedrijfseisen van een offerteaanvraag?

Het verschil tussen de twee documenten is klein maar belangrijk. Doorgaans wordt een Request for Proposal (RFP) gemaakt met het doel om voorstellen van verschillende leveranciers te vragen. in het voorbeeld van ZYXW wordt een RFP verstuurd naar potentiële bedrijven die outsourcingdiensten aanbieden om biedingen te werven.

Een BRD daarentegen is voorbereid op een specifieke leverancier of joint venture-partner die al is geselecteerd door het inlenende bedrijf. De BRD bevat meer details en meer specificaties en deadlines die onderweg en aan het einde van het project moeten worden gehaald.

Wanneer een RFP wordt gemaakt, wordt deze geleverd met een deadline en vereisten voor het indienen van biedingen. De biedingen worden na de deadline geëvalueerd.

Wat moet in een bedrijfsvereisten document worden opgenomen?

In sommige opzichten is een document met zakelijke vereisten vergelijkbaar met andere soorten bedrijfsvoorstellen. De BRD moet omvatten:

  1. Een samenvattende verklaring soms een samenvatting genoemd, die de projectvereisten in het algemeen schetst. De samenvattende verklaring wordt meestal geschreven nadat de BRD is voltooid.
  2. De doelstellingen van het project. Deze doelstellingen moeten in SMART-indeling zijn; specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdsgebonden.
  3. De achtergrond en een behoefteverklaring of beweegredenen voor het project. Dit is een belangrijk onderdeel van het document, dus laat het niet liggen. Uitleggen waarom het project nodig is, is een primaire driver van het project en het succes ervan hangt af van hoe goed het voldoet aan de behoefte.

  1. De reikwijdte van het project- wat moet worden opgenomen en wat moet niet worden opgenomen. In het voorbeeld van de ZXYW-onderneming hierboven maakte het bedrijf duidelijk dat de scope niet bestond uit het inhuren van topmanagement - die personen zouden door het bedrijf worden geleverd.
  2. Financiële overzichten. Financiële overzichten zijn van essentieel belang voor een algemeen beeld van het effect van het project op de balans en inkomsten van de onderneming over een specifieke periode. Natuurlijk, hoe het bedrijf het project gaat financieren, is ook belangrijk om hier te bespreken.

  1. Functionele vereisten en functies. Dit is de plaats voor details, zoals diagrammen, organigrammen en tijdlijnen.
  2. Een SWOT-analyse - Een compleet bedrijfsvereisten document moet een SWOT-analyse van het bedrijf bevatten en hoe het project erin past. De analyse moet interne sterke en zwakke punten en externe kansen en bedreigingen. Het hebben van deze analyse als onderdeel van uw document verhoogt uw geloofwaardigheid bij kredietverstrekkers door te laten zien dat u op de hoogte bent van alle implicaties van uw voorstel.

  1. Personeel heeft nodig. Wie moet er worden ingehuurd en wanneer. Welke categorieën werknemers zijn nodig en hoe worden ze betaald? Wie betaalt ze en wanneer. Omdat ZXYW een op mensen gebaseerde voorziening opzet, is dit een belangrijk onderdeel van hun BRD.
  2. Planning, tijdlijn en deadlines. Fasen van het project moeten in deze sectie worden beschreven, om er zeker van te zijn dat alle partijen begrijpen wat er nodig is en wanneer. in het ZXYW-project was de eerste fase de selectie van een site, inclusief een verkenning van verschillende potentiële steden.

  1. Veronderstellingen. Dit deel van het document wordt vaak over het hoofd gezien. Uitspraken beschrijven helpt later problemen te voorkomen. In het bovenstaande contract wilde het bedrijf bijvoorbeeld de kantoorruimte leasen, niet kopen.
  2. Kosten en baten. Een kosten-batenanalyse is een gedetailleerde lijst van alle kosten van het project en besparingen uit het project moeten worden opgenomen.

Wat maakt de zakelijke vereisten een contract?

Zoals hierboven vermeld, is de BRD in de beginfase een voorstel. U hebt misschien gemerkt dat er iets ontbrak in de bovenstaande secties - betaling voor verleende services. Zonder een overzicht van de betalingen aan de contractant en de timing van die betalingen, is er geen contract.

Voordat de twee partijen het document ondertekenen, moet de standaard contracttaal worden toegevoegd, met de hulp van een advocaat

  • Beloftes om te betalen en belooft om diensten te verlenen
  • Beperkende overeenkomsten, waardoor de aannemer de bedrijfsgeheimen van het bedrijf niet kan nemen of deze met anderen kan delen.
  • Wat gebeurt er als een partij zijn vereiste verplichtingen niet nakomt (dat wil zeggen, het contract schendt)
  • Verzekering en vrijwaring (bewaar onschadelijke) clausules
  • Geschillen en arbitrage
  • En, natuurlijk, handtekeningen door geschikte bedrijfs- en aannemersambtenaren.


Video Van De Auteur: Hoe een professionele Facebook pagina maken?

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Het ontwikkelen van een effectief beleid voor werknemerskredieten

✔ - Heeft u extra onkosten dekking nodig?

✔ - Wat is de winstgevendheid-index?


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!