Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Hoe de digitale activa van uw bedrijf te beschermen

Lokaliseer, registreer en bescherm de digitale inhoud van uw bedrijf


Het is de 21e eeuw en alles is digitaal, dat wil zeggen online. In uw bedrijf beschikt u over digitale assets waar u misschien nog niet over hebt nagedacht. Deze activa, zoals al uw bedrijfsmiddelen, zijn waardevol en moeten worden beschermd.

Wat zijn digitale activa?

Uw bedrijf heeft activa - dingen van waarde. Deze activa omvatten alles, van contanten en debiteuren, via zakelijke apparatuur en voertuigen, tot grond en gebouwen.

Uw accountant heeft waarschijnlijk de kosten en actuele waarde van uw activa op uw balans opgenomen, maar misschien zijn zij digitale activa vergeten.

Digitale activa zijn activa die online bestaan. Sommige van uw digitale items kunnen op uw eigen servers staan ​​of ze kunnen "in the cloud" zijn. Digitale assets omvatten:

  • Bedrijfsfoto's die je hebt gemaakt. Dit kunnen foto's zijn van uw bedrijf of bedrijfsprocessen. Dit zijn activa omdat ze kunnen worden verkocht.
  • Zakelijke websites of blogs. De inhoud heeft waarde en het "uiterlijk" van de site kan waardevol zijn als het handelsmerk.
  • Business processen (op spreadsheets, bijvoorbeeld) die uw werknemers hebben ontwikkeld en die kunnen worden gedupliceerd en verkocht.
  • Apps die uw bedrijf heeft gemaakt, om te verkopen of voor uw eigen gebruik.
  • E-mail contactlijsten en klant- of klantenlijsten, inclusief mailinglijsten voor nieuwsbrieven, hebben waarde omdat ze kunnen worden verkocht.

  • abonnementen online tijdschriften hebben waarde voor de duur van het abonnement.
  • Intellectueel eigendom- auteursrechtelijk beschermd materiaal, handelsmerken of dienstmerken (bijvoorbeeld uw bedrijfslogo), octrooien. Deze activa kunnen bestaan ​​in papieren vorm, maar meestal zijn ze alleen digitaal.
  • Producten in een online winkel, die deel uitmaken van uw bedrijfsinventaris. Ze moeten onder uw controle zijn, ook als ze online worden opgeslagen. Als u bijvoorbeeld een Amazon-verkoper bent, kunnen de producten zich in hun magazijn bevinden, maar krijgt u de verkoop.

Waarom zijn digitale activa belangrijk?

Net als alle waardevolle zaken die uw bedrijf bezit, zijn digitale assets van groot voordeel voor uw bedrijf.

  • U kunt kosten declareren gerelateerd aan de aankoop en het gebruik van activa in uw bedrijfsbelastingaangifte. De kosten van kortetermijnactiva (voorraden bijvoorbeeld) kunnen onmiddellijk als een last worden genomen, terwijl de kosten van langetermijnactiva (die minstens een jaar in beslag nemen) in de tijd kunnen worden gespreid (hetzij door afschrijvingen of amortisatie).
  • Je kunt verkopen veel van deze items of licentie ze terwijl je ze nog steeds bezit.
  • Activa zijn waardevol aan investeerders of iemand die uw bedrijf koopt. Het bedrag dat iemand kan betalen om uw bedrijf te kopen, hangt voor een groot deel af van de waarde van het bedrijfsvermogen.

  • Sommige digitale activa, zoals lijsten met klanten of lijsten van nieuwsbriefabonnees, zijn met name handig bij het vaststellen van goodwill. De waarde van goodwill vanuit boekhoudkundig en taxatieperspectief is gebaseerd op deze lijsten.
  • Het online beveiligen van boekhoud- en werknemersrecords betekent dat ze beschikbaar zijn voor audits. Als u geen boekhoudkundige gegevens bij de hand hebt, betekent dit dat u de aftrek van uitgaven niet kunt bewijzen. Het ontbreken van gegevens over werknemers kan betekenen dat u risico's loopt voor boetes en straffen.

Waar begin ik mijn digitale bezittingen te beschermen?

Lokaliseren en lijst. Begin met het maken van een uitgebreide lijst van al deze activa. Gebruik de bovenstaande lijst als uitgangspunt, maar wees creatief. Denk aan alles wat u online of op de server van uw bedrijf hebt dat waardevol kan zijn. U bent op zoek naar eigendommen (die eigendom zijn van uw bedrijf), dingen die niemand anders heeft en die u misschien wilt kopen of meenemen. Overweeg deze digitale activa als mogelijke items te koop. Welke zou u willen of als waardevol beschouwen als u dit bedrijf zou kopen?

Vestig eigendom en waarde. Kijk naar de digitale activa die u hebt vermeld. Wie is de eigenaar van hen? Voordat u deze activa kunt beschermen, moet specifieke eigendom worden vastgesteld. Kunt u bijvoorbeeld bewijzen dat uw bedrijf werknemer-e-mails of e-maillijsten bezit? Neem contact op met een advocaat om beleid op te stellen dat eigenaarschap vaststelt.

Hoewel het misschien moeilijk is om een ​​bepaalde waarde toe te kennen aan een deel van de digitale bedrijfsmiddelen van uw bedrijf, is het een goed idee om een ​​idee te hebben van die waarde eerder dan later. Ja, de waarde van deze digitale activa kan blijven veranderen, terwijl u klanten aan uw lijst of pagina's toevoegt aan uw website of updates aanbrengt in processen, maar een basiswaarde kan worden ingesteld door middel van waardering. Zoek een bedrijfsdeskundige die u nu een schatting kan geven. Het is een stuk eenvoudiger om iets te waarderen dat bestaat dan iets dat is gestolen of vernietigd door een ramp zoals een overstroming of een vuur.

Als je producten hebt die je verkoopt via een online verkoper zoals Amazon of eBay, lees je de overeenkomst om te zorgen dat je het eigendom behoudt.

Maak beschermende overeenkomsten. Bescherm uw digitale middelen door middel van overeenkomsten met diegenen die ze kunnen stelen. Overweeg dat werknemers, klanten en consultants niet-openbaarmakingsovereenkomsten ondertekenen. Deze overeenkomsten brengen anderen op de hoogte dat diefstal van digitale activa kan leiden tot juridische actie.

Registreer uw eigendom. Veel digitale items kunnen worden geregistreerd om de wereld te informeren over uw eigendom. Bedrijfsfoto's, processen en de inhoud van websites en blogs kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn. Digitale middelen zoals logo's en ontwerpen kunnen handelsmerken zijn. En vergeet patenten voor processen niet.

Plan voor de toekomst. Wat gebeurt er met de digitale middelen van uw bedrijf als er iets met u gebeurt? Voeg uw digitale activa toe aan de overeenkomsten van uw bedrijf. Zo moeten digitale activa die eigendom zijn van een partnerschap, worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst, samen met andere activa. Als u een klein eenmanszaak of een familiebedrijf heeft, neemt u deze items op in uw opvolgingsplannen.

Back-up! Het is belangrijk om een ​​back-upsysteem te vinden om al uw digitale assets te beschermen. Het hebben van een back-up van een back-up is niet gek; Lifewire suggereert een dubbel back-upsysteem, met behulp van meerdere externe harde schijven. Misschien wilt u ook een back-up op de vaste schijf en een online back-up om dubbel zeker te zijn.

Tot slot: stel protocollen op voor de bescherming van digitale activa

Nu u uw digitaal activabeheersysteem hebt ingesteld, documenteert u het. Specifieke doorlopende taken instellen voor back-ups en tijdlijnen voor beoordelingen en updates.

Veel van uw bedrijf is online; blijf lekker neuriën door deze online digitale assets te beschermen


Video Van De Auteur: DIGITROPOLIS; The Dark Side of AI, 5G & IoT

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Een marketingagenda effectief maken en gebruiken

✔ - Hier is waarom je maart-waanzinverkoopevenement illegaal is

✔ - SAP Production Planning als onderdeel van de logistieke functie


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!