Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Leer hoe je je eerste grote evenement plant

Het opstellen van Essentials


Er is een volgorde van bewerkingen bij de planning van evenementen, dus het kijken langs de basis kan u tijd en geld kosten. Marketing is de eerste die bij iedereen opkomt, maar vervoer van en naar het evenement, evenals noodgevallen, maakt het een intensief maar belonend proces. Maar voordat u begint met het kiezen van een locatie of het inhuren van een spreker, moet u de basisparameters van uw evenement kennen.

Datum

Alles draait om de datum van je speciale evenement. In het ideale geval wilt u drie potentiële datums in gedachten hebben zodat u de beschikbaarheid en prijzen over de hele linie kunt vergelijken. Probeer verschillende dagen van de week op te nemen voor maximale flexibiliteit. Het vragen van promotors of verhuurmanagers van evenementen als ze kortingen aanbieden voor bepaalde dagen of weken van het jaar, kan vaak leiden tot meer besparingen.

Tijdsspanne

Zelfs een verschil van één uur kan van invloed zijn op uw planning, dus u moet specifiek ingaan op uw verwachte tijdslimieten. Als u bijvoorbeeld om 10 uur in plaats van om 8 uur begint, hoeft u misschien geen ontbijtbudget toe te wijzen. Overnachtingen kunnen van invloed zijn op betalingen, en terwijl reizen misschien als een romantisch idee klinkt, is soms de logistiek er gewoon niet.

Aanwezigheidsnummers

Het is een detail dat vaak te breed wordt geschat voor productieve onderhandelingen. Wordt realistisch met uw aanwezigheidsvoorspellingen. Bespreek van tevoren wie je uitnodigt en leg je projecties samen in een spreadsheet. Aanwezigheid en budget zijn direct gecorreleerd, niet bij benadering.

Breakout Sessions

Je hebt misschien maar één feestzaal nodig als je een diner huurt, maar een grootschalige conferentie zal waarschijnlijk extra brainstormruimten en een tentoonstellingsruimte vereisen. Nogmaals, u kunt de kosten niet meten voordat u hebt bepaald hoeveel ruimte u nodig heeft. Voor conferenties is de beste aanpak om een ​​onechte reisroute te plannen tijdens uw allereerste vergadering. Ideeën delen en samen op papier zetten helpt u bij het nemen van de volgende planningsbeslissingen.

Budget versus kosten

Het lijkt misschien onpraktisch om aan een budget te werken voordat u de locatie- en cateringkosten kent, maar op deze manier werken biedt u een benchmark om alle leveranciersvoorstellen te meten. Begin met uw inkomstenbronnen. Hoeveel moet u vragen voor deelname? Zal je een beroep doen op sponsors om de kosten te helpen compenseren? Wat zullen exposanten betalen om deel te nemen? De inkomsten zullen uiteindelijk uw budget bepalen, dus het is alleen zinvol om ze eerst te beschermen.

afzet

Nadat u uw inkomstenbronnen heeft geïdentificeerd, is de volgende stap om uw marketingplan te schetsen. Wat is de beste manier om uw inkomstengeneratoren te bereiken en te betrekken? Misschien hebt u een lijst met potentiële deelnemers als werkgever of lidmaatschapsorganisatie. Dat zou natuurlijk nuttig zijn, maar hoe zit het met sponsors en exposanten? Als u van plan bent meer dan 20 exposanten aan te trekken, moet u ze kunnen bereiken. Gerichte marketingcampagnes kosten geld en dat scheelt in uw inkomsten.

Vervoer en accommodatie

Het uitvoeren van een lokale conferentie elimineert typisch alle zorgen over transport. U moet echter nog steeds accommodatie regelen voor sprekers, exposanten en speciale gasten. Sommige hotels bieden kortingen op vergaderruimte als u genoeg kamernachten boekt. De enige manier om hiervan te profiteren is vooraf weten wat uw onderdak nodig heeft. Ga terug door uw aanwezigheidsgegevens en projecteer hoeveel gasten van buiten uw gebied zijn.

Het komt neer op

Zoals je ziet, zijn de botten van de evenementenplanning niet allemaal glamoureus. Als je de nodige tijd besteedt om de basiskennis te verkopen, zorg je ervoor dat wanneer je eindelijk wat glans toevoegt, je je geen zorgen hoeft te maken over het uitbannen van je budget of andere discretionaire kosten.


Video Van De Auteur: 12 must haves voor een mooi en verzorgd aquarium! | DierenpraatTV

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Tips voor het opzetten van een freelance schrijven bedrijf

✔ - 4 Nieuwe gereedschappen voor het verbouwen van onroerend goed

✔ - Wat is IMU in Retail?


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!