Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Voorbereiding op een fysieke werknemer Comp Audit

Voor een soepelere audit, organiseer uw documenten van tevoren


Zoals veel bedrijfseigenaars, kunt u de gedachte van een audit van de compensatie van fysieke arbeiders vrezen. Het vooruitzicht van een audit kan minder afschrikwekkend lijken als u weet welke gegevens de verzekeraar nodig heeft en deze van tevoren regelt. Een aantal geavanceerde voorbereidingen van uw kant zullen ertoe bijdragen dat de audit snel en soepel verloopt.

De audit plannen

Als de compensatie-verzekeraar van uw werknemer van plan is om een ​​fysieke audit uit te voeren, moet deze u per brief of telefoon op de hoogte brengen kort nadat het vergoedingsbeleid van uw werknemer is verlopen. De audit moet worden gepland voor een datum die u uitkomt. U hebt voldoende doorlooptijd nodig om de benodigde informatie te verzamelen. Vraag de verzekeraar om een ​​lijst met de gegevens die de auditor nodig heeft voor de audit.

Merk op dat uw toegewezen auditor al dan niet een werknemer van de verzekeraar is. Sommige verzekeraars onderhouden een interne auditafdeling die bemand is met hun werknemers. Anderen besteden de auditfunctie uit aan een onafhankelijk accountantskantoor. Het proces moet hetzelfde zijn, ongeacht of de audit wordt uitgevoerd door een medewerker van de verzekeraar of een aannemer.

Records die u nodig heeft

De auditor heeft financiële gegevens nodig voor de periode die wordt gedekt door het beleid dat wordt gecontroleerd. Hier volgt het type informatie dat u mogelijk wordt gevraagd te verstrekken:

  • Boekhoudingsboek
  • Belastingformulieren, met name formulier 941 en 944, Werkgevers Federale belastingaangifte (driemaandelijks en jaarlijks, respectievelijk)
  • Verslagen van uitbetalingen in contanten
  • Betalingen voor diensten geleverd door onafhankelijke contractanten. De auditor moet verifiëren dat deze werknemers niet uw werknemers zijn.
  • Betalingen voor diensten geleverd door onderaannemers
  • Certificaat van verzekering voor elke onderaannemer die u hebt ingehuurd
  • W-2- en 1099-formulieren
  • Taakomschrijving voor elke werknemer. Zorg ervoor dat het de plichten van de werknemer nauwkeurig beschrijft.
  • Beschrijving van uw bedrijfsactiviteiten

  • Payroll-records voor de duur van het beleid. De auditor moet alle bronnen van beloning die aan elke werknemer worden verstrekt (salaris, bonussen, enz.) Verifiëren.
  • Payroll-beperkingen die van toepassing zijn op leidinggevende functionarissen, partners, eenmanszaken of andere opdrachtgevers die onder het beleid vallen
  • Uw ervaring rating werkblad

Nadat u de benodigde gegevens hebt verzameld, moet u deze organiseren. Zet al uw loonadministratie (zoals W-2 formulieren, loonstroken en overuren records) samen zodat de informatie gemakkelijk toegankelijk is. Plaats ook alle informatie met betrekking tot onderaannemers, inclusief betalingsbedragen en verzekeringscertificaten, op één plaats. Uw inspanningen zullen vruchten afwerpen, waardoor de controle gemakkelijker en sneller wordt.

Ontmoeting met de auditor

Wanneer de auditor aankomt, leid hem of haar naar een rustige locatie waar het individu kan werken zonder gestoord te zijn. Probeer coöperatief te zijn en beantwoord de vragen van de auditor zo goed mogelijk. Als u een vertrouwde medewerker vraagt ​​namens u met de auditor af te spreken, moet u ervoor zorgen dat hij of zij:

  • kent uw bedrijf goed
  • begrijpt alle fasen van de werking van uw bedrijf
  • weet welke taken door elke medewerker worden uitgevoerd
  • begrijpt het compensatiebeleid van uw bedrijf, inclusief de classificaties die het bevat
  • begrijpt de financiële gegevens van uw bedrijf, inclusief salarisgegevens, zodat hij of zij vragen van de auditor kan beantwoorden

Als uw bedrijf een extern administratiekantoor gebruikt om uw boekhoud- en loonlijstfuncties af te handelen, kunt u de auditor naar het kantoor van uw boekhouder sturen? Nee! Uw boekhouder kan de financiële gegevens verschaffen die de auditor nodig heeft, maar een fysieke audit moet bij u worden uitgevoerd.

Wat zit er in Payroll?

De basis van de compensatiepremies voor werknemers is vergoeding (payroll), de geldwaarde van de services die uw werknemers leveren aan uw organisatie. Uw verzekeraar berekent uw premie door een tarief te vermenigvuldigen met uw vergoeding en het resultaat te delen door 100. De NCCI en enkele schadeloosstellingsautoriteiten van de nationale werknemers verstrekken een schriftelijke definitie van vergoeding. Hoewel de definitie van staat tot staat verschilt, omvat deze in het algemeen het volgende:

  • Brutolonen en lonen, inclusief salarissen en lonen met terugwerkende kracht
  • Totale provisies ontvangen door een werknemer inclusief eventuele trekkingen tegen hen
  • Bonussen inclusief aandelenbonusplannen
  • Vakantie, vakantie en ziekengeld
  • Overuren uitbetaling. In de meeste staten wordt het overwerkloon berekend op basis van het straight time-tarief. Als het uurtarief van een werknemer bijvoorbeeld $ 20 is en hij wordt $ 600 betaald voor 20 uur overwerk, wordt slechts $ 400 van het overwerk als beloning opgenomen.
  • Door u verrichte betalingen die anders zouden zijn ingehouden op de beloning van werknemers zoals vereist door de wet voor sociale zekerheid, Medicare of een pensioenplan

  • Betaling aan werknemers op een andere basis dan de gewerkte tijd. Voorbeelden zijn stukwerk, winstdeling of incentive-plannen.
  • Betaling of vergoedingen voor handgereedschap of in de hand gehouden elektrisch gereedschap dat werknemers gebruiken om hun werk uit te voeren
  • Huurwaarde van een appartement of huis aan een medewerker. Ook de waarde van andere accommodatie en maaltijden ontvangen door een werknemer als onderdeel van zijn of haar loon
  • Betalingen die worden ingehouden op brutoloon van werknemers voor pensioen, cafetaria of spaarplannen
  • Payroll voor werknemers van niet-verzekerde onderaannemers (zie opmerkingen hieronder)

Wat is uitgesloten van Payroll?

De betekenis van vergoeding sluit typisch bepaalde kosten uit. Hoewel de uitsluitingen van de ene staat naar de andere verschillen, sluiten de meeste staten het volgende uit:

  • Tips en andere fooien ontvangen door werknemers
  • Betalingen door de werkgever om verzekeringen of pensioenregelingen te groeperen
  • Ontslagvergoeding (anders dan voor gewerkte tijd)
  • Kortingen op goederen gekocht bij de werkgever
  • Terugbetaalde zakelijke kosten
  • Betaal voor actieve militaire plicht
  • Uniforme toelagen

Classificatie

Een van de belangrijkste taken van een auditor is om ervoor te zorgen dat uw bedrijf op de juiste manier wordt geclassificeerd. Om deze beoordeling te maken, zal de auditor de activiteiten van uw bedrijf beoordelen en vervolgens bepalen of de classificaties op uw polis geschikt zijn.

De auditor begint meestal met het evalueren van uw basis classificatie. Dit is de classificatie die uw algemene bedrijf het beste beschrijft. Het is vaak hetzelfde als het classificatie, welke is de classificatie toegewezen aan de meeste payroll. Stel dat u een machinewerkplaats exploiteert. Sommige van uw medewerkers werken met draaibanken, terwijl anderen boormachines of stempelmachines gebruiken. De activiteiten die door uw werknemers worden uitgevoerd, variëren van werknemer tot werknemer, maar ze passen allemaal in uw standaardclassificatie, Machine Shop.

Aangezien het grootste deel van uw loonlijst naar machinewerkplaatsers gaat, is Machine Shop uw bestuurlijke classificatie.

Sommige werknemers kunnen taken uitvoeren waarvoor afzonderlijke classificaties nodig zijn. Stel dat uw machinewerkplaats een administratieve medewerker heeft die zijn werk uitvoert in een afgesloten kantoor, weg van andere werknemers. Deze medewerker krijgt waarschijnlijk de classificatie Clerical Office Employee in plaats van Machine Shop toegewezen.

Indelingen voor werknemerscompensatie zijn gebaseerd op complexe regels die voor polishouders moeilijk te begrijpen zijn. Als uw account uw bedrijf herclassificeert of uw premie berekent op een manier die u niet begrijpt, vraag hem of haar om een ​​eenvoudige uitleg. Als je nog steeds in de war bent, vraag je je agent of makelaar om hulp.

onderaannemers

Veel staten hebben wetten die aansprakelijkheid opleggen aan aannemers die niet-verzekerde onderaannemers inhuren. Deze wetten zijn op u van toepassing als uw bedrijf als aannemer fungeert en het werk uitbesteedt aan anderen.

Stel dat uw bedrijf, ABC Construction, een onderaannemer, genaamd P & J Plumbing, inhuurt om leidingwerk uit te voeren in een gebouw dat u opknapt. Een werknemer van P & J is tijdens het werk gewond geraakt en probeert werknemers compensatie-uitkeringen te laten innen bij zijn werkgever. De werknemer slaagt niet omdat P & J de compensatie voor werknemers niet heeft betaald. In de meeste staten kan de benadeelde werknemer uitkering aanvragen onder het vergoedingsbeleid van uw werknemer.

Verzekeraars zijn wettelijk verplicht om werknemers die niet verzekerd zijn door onderaannemers die door hun verzekeringnemers zijn ingehuurd, voordelen te bieden. Uw accountant beoordeelt uw belastingdocumenten, inclusief alle 1099-formulieren die u aan onderaannemers hebt verstrekt, dan ook. Hij of zij zal verifiëren dat u een certificaat van verzekering hebt verkregen van elke onderaannemer die u hebt ingehuurd. Als een onderaannemer geen bewijs heeft geleverd van een werknemerscompensatieverzekering, zal de accountant u een extra premie voor de verzekeringsdekking van die contractant in rekening brengen.

Het tarief dat wordt aangerekend voor een niet-verzekerde onderaannemer, is afhankelijk van het soort werk dat de onderaannemer heeft uitgevoerd. Als de onderaannemer bijvoorbeeld dakwerk heeft uitgevoerd, wordt het tarief voor de toepasselijke dakindeling gebruikt. Het tarief wordt toegepast op alle of een deel van de kosten van het uitbesteed werk. Als het geld dat u aan de onderaannemer had betaald alleen voor arbeid was, dan worden de volledige kosten (gedeeld door 100) gebruikt als basis voor de premie.

Contractant versus onderaannemer

Als uw bedrijf geen aannemer is, bent u dan verantwoordelijk voor verwondingen door werknemers van onafhankelijke aannemers die u inhuurt? Het antwoord is over het algemeen nee. Een aannemer heeft een onafhankelijke onderneming en is verantwoordelijk voor het toekennen van compensaties voor werknemers aan zijn benadeelde werknemers.

Stel dat u een winkel heeft. U huurt een Fabulous Flooring, een vloerinstallateur, om een ​​oude vloer in uw winkel te verwijderen en te vervangen door een nieuwe vloer. Je schetst het gewenste resultaat (een nieuwe vloer) en Fabulous doet het werk. Een fantastische supervisor houdt toezicht op het werk, stelt werkschema's op en dicteert hoe medewerkers hun werk uitvoeren. Als een Fabulous-medewerker gewond raakt tijdens het installeren van uw nieuwe vloer, is Fabulous (niet uw bedrijf) verplicht om voordelen te bieden.

Er zijn situaties waarin een bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld voor verwondingen van werknemers van een onafhankelijke contractant. U moet er dus op aandringen dat alle onafhankelijke contractanten een certificaat van verzekering overleggen waarin staat dat zij een werknemersverzekeringsverzekering hebben gekocht.

Artikel Inhoudsopgave Ga naar sectie

Uitbreiden

  • De audit plannen

  • Records die u nodig heeft

  • Ontmoeting met de auditor

  • Wat zit er in Payroll?

  • Wat is uitgesloten van Payroll?

  • Classificatie

  • onderaannemers

  • Contractant versus onderaannemer


Video Van De Auteur: Privacy, Security, Society - Computer Science for Business Leaders 2016

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Croakies - Not Your Everyday Adventure Contest (Verlopen)

✔ - Hoe een missie te schrijven met voorbeelden

✔ - Hoe transportvervuiling het milieu beïnvloedt


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!