Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

ROI en ROO: de waarde van evenementen en vergaderingen meten


Als het gaat om het plannen en uitvoeren van evenementenlogistiek, weten vergader- en evenementplanners hun evenementprocessen meestal koud. Tegelijkertijd erkennen de meeste organisaties nu de waarde van het opbouwen van relaties met hun belangrijkste kiezers door middel van verschillende evenementen. Dat is een goede zaak voor het beroep.

Sommige evenementenplanners voelen zich in dit stadium opgelucht en worden uiteindelijk erkend of gepromoveerd tot meer uitvoerende taken voor hun bijdragen. Maar in veel gevallen volstaat het niet om eenvoudig een groot zakelijk evenement te plannen en uit te voeren. Zakelijke evenementen worden meestal gezien als een investering voor een bepaald doel en evenementplanners moeten begrijpen hoe ze de waarde van hun programma's kunnen meten.

Gebeurtenismeting voor return on investment (ROI) of return on objectives (ROO) kan nieuw gebied zijn voor sommige planners, maar het is het soort inspanning dat zal helpen hun betrokkenheid en totale bijdrage aan een organisatie uit te breiden, legt Tony Lorenz, voormalig CMM, uit president van het in Chicago gevestigde ProActive, Inc., een freeman-bedrijf. ProActive is een strategisch en evenementenbureau dat zich richt op ervaringsgerichte marketingdiensten. Lorenz is nu CEO bij AlliedPRA.

Basisbeginselen van event-metingen

De meeste evenementprofessionals erkennen dat de meting van hun programma's zal variëren van organisatie tot organisatie. Een reden hiervoor is dat de bedrijfsmodellen sterk verschillen tussen bedrijven, verenigingen, non-profitorganisaties en anderen. Dus wat zijn enkele manieren waarop van evenementenplanners wordt verwacht dat ze hun evenementen meten?

Als een evenementprofessional werkt aan de financiële kant van een organisatie, kan van hem of haar worden verwacht dat hij de gebeurtenis meet op basis van financiële besparingen. Wat is bijvoorbeeld het totaal bespaarde bedrag voor hotelkamers, vergaderruimte, catering, enz.?

Als een evenementprofessional aan de zakelijke kant van een organisatie werkt, kan van hem of haar worden verwacht dat hij de gebeurtenis meet op basis van de bijdrage van het programma aan het algemene bedrijfsplan. Bijvoorbeeld het organiseren van een seminar als onderdeel van een algemene productlancering waarbij meerdere bedrijfseenheden zijn betrokken.

En bijna alle evenementplanners zullen kritisch kijken naar wat er goed ging en wat er in de toekomst verbeterd zou kunnen worden. Is het evenement binnen het budget gekomen? Was de klant tevreden met het resultaat?

En hoewel elke benadering zeker een geldige vorm van meten is, hebben ze de neiging zich alleen te richten op metingen op de meest tactische niveaus. Evenementenprofessionals van vandaag zouden manieren moeten vinden om hun evenementbijdragen veel strategischer te maken.

Strategische gebeurtenismeting

Lorenz legt uit dat de ROI van vergadering kan worden bekeken in twee verschillende dimensies: op het niveau van de organisatie en de deelnemer:

  1. De organisatie kan ROI bekijken door alle kosten samen te voegen en deze te vergelijken met een waarde die wordt geschat door de organisatie. En bepaalt vervolgens de financiële voordelen van het evenement. op organisatieniveau en op deelnemersniveau.
  2. ROI op deelnemersniveau kan op individueel niveau worden gemeten en schat de waarde per deelnemer.

ProActive adviseert cliënten een strategisch, creatief proces te volgen om gebeurtenissen te beïnvloeden, en Lorenz beveelt aan om te focussen op het meten van attitudes. Het is vooral effectief voor grootschalige evenementen:

  • Ontdekking. De ontdekking moet vroeg in het proces plaatsvinden, zodat planners belangrijke belanghebbenden kunnen betrekken bij het bepalen van de uiteindelijke inhoud, sprekers, enz. Planners moeten belangrijke belanghebbenden betrekken die strategische doelstellingen kunnen bepalen voor zowel de organisatie die het evenement organiseert als de deelnemers aan de vergadering. Dit kan worden bereikt door hen te vragen om een ​​korte, zes tot acht open vragen te beantwoorden.
  • Pre-Event Survey. Dit is het tijdstip waarop de vergadering of evenementplanner een aantal kwantificeerbare meetwaarden voor ROI en ROO kan definiëren. Bekijk een brede steekproef van genodigden om hun problemen, zorgen en behoeften op meerdere niveaus te identificeren. Dit zal de planner helpen meetingspunten te bepalen voor de deelnemers aan de vergadering.

  • Pre-Meeting Core-7 Baseline. Deze stap meet de psychologische en gedragspercepties van de deelnemer over de items die tijdens de ontdekking zijn geïdentificeerd.

  1. Kennis / begrip ("Ik weet het")
  2. Opinies / percepties / overtuigingen ("Ik ga akkoord")
  3. Gevoelens / attitudes ("ik wil")
  4. Vaardigheden / vaardigheden ("Ik kan")
  5. Intenties / betrokkenheid ("Ik zal")
  6. Gedrag ("Ik ben aan het doen")
  7. Bedrijfsresultaten / impact - ROI ("Ik lever waarde af")

  • Ontmoeting. Met een goed begrip van de doelstellingen van de belanghebbenden en de percepties van de aanwezigen, kunnen planners nu de belangrijkste doelstellingen voor de vergadering zelf bepalen en hoe deze berichten zullen worden gepresenteerd. Welke presentaties? Moet het programma interactieve workshops bevatten? Zal een beursvloer nuttig zijn bij het opleiden van aanwezigen? Welke hulpmiddelen gebruik je om je boodschap over te brengen en te versterken? Wie zou als spreker moeten dienen?
  • Houd de vergadering of het evenement vast.
  • Onderzoek na het evenement / Benchmarks. Na het evenement is het belangrijk om te meten hoe goed het programma presteerde op basis van die benchmarks die werden gedefinieerd op basis van de resultaten van de onderzoeks- en pre-gebeurtenisenquête. Heeft het programma geleid tot veranderingen in attitudes, percepties, overtuigingen, enz.? Zullen aanwezigen reageren op die veranderingen?

  • Gevolgen voor vervolgactiviteiten.Strategische metingen vereisen een focus op de langetermijnimpact op het voldoen aan het gedrag van aanwezigen. Dit is ook een goed moment om de financiële en niet-financiële impact van het programma te bepalen.

Suggesties om het meetproces voor vergaderingen te optimaliseren

Lorenz biedt zes richtlijnen om planners te helpen bij het verbeteren van hun rendement op evenementen:

  1. Pre-meeting / pre-meeting-proces toepassen.
  2. Meet psychologische, gedrags- en financiële dimensies.
  3. Gebruik ROI-meting voor grote, belangrijke vergaderingen
  4. Meet en volg de resultaten van jaar tot jaar.
  5. Stel professionele normen en vaardigheden van het personeel.
  6. Na verloop van tijd verbeteren

Suggesties voor het meten van kleinere evenementen

Om zeker te zijn, zal een formeel meetprogramma voor een individueel programma nuttig zijn voor grote, dure evenementen. Maar hoe zit het met de rest van de zakelijke evenementen die het hele jaar door worden gepland - is het mogelijk om eventmetingen toe te passen op de honderden kleinere evenementen die het hele jaar door gepland zijn?

Natuurlijk.

Lorenz suggereert dat organisaties vijf of zes benchmarkvragen identificeren die cruciaal zijn voor de organisatie. Meet vervolgens de verschillende gebeurtenissen om te bepalen of de reeks gebeurtenissen een psychologische, gedrags- of financiële impact heeft gehad.

Aggregeer de resultaten. Als een organisatie bijvoorbeeld het hele jaar door 30 soortgelijke evenementen houdt in verschillende markten met vergelijkbare benchmarks, kan dit zeker kwalitatieve en kwantitatieve maatregelen bieden.

"Isoleer het succes en bouw maatregelen vanaf daar", adviseert Lorenz.

De belangrijkste belanghebbenden in de organisatie zullen het laatste woord hebben over hoe effectief de betrokkenen bij een evenement of reeks van evenementen zullen bepalen hoeveel krediet moet worden gegeven aan degenen die hebben geholpen met het plannen van de evenementen.


Video Van De Auteur: 2000+ Common Swedish Nouns with Pronunciation · Vocabulary Words · Svenska Ord #1

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Reinig (of niet) op de juiste manier voor de verkoop van gebruikte artikelen

✔ - Hoe een beleid voor kledingbeleidsregels te maken

✔ - Onderhandelen over een franchisecontract


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!