Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Sample First Meeting Agenda voor een vergadering van een adviesraad

Hoe een agenda te maken, georganiseerd te blijven en meer


Na het vinden van mensen om te dienen in uw adviesraad, het versturen van uitnodigingsbrieven en het selecteren van de bestuursleden, is het tijd om de eerste vergadering van de adviesraad te plannen. De sleutel om uw adviesraad van de juiste start te krijgen, is om te beginnen zoals u wilt.

U hebt al veel nagedacht over wat u hoopt te winnen bij het hebben van een adviesraad en kijk uit naar het advies en de expertise die uw leden van de adviesraad kunnen bieden in verschillende aspecten van uw bedrijf, zoals management, marketing, boekhouding, personeel, klantenservice, technologie, enz.

Dus u wilt er zeker van zijn dat u tijdens deze eerste bijeenkomst uw leden van de adviesraad een bijdrage hebt kunnen leveren.

Plan de eerste vergaderagenda rond een probleem of discussieforum

Daarom moet uw eerste vergadering, zoals al uw vergaderingen van de adviesraad, rond een vraag of probleem worden gepland. Misschien vindt u het het gemakkelijkst om het probleem als een doel te stellen. Bijvoorbeeld: "We willen onze omzet dit kwartaal met 25% vergroten." Hoe kunnen we dit doen? " Of u kunt het onderwerp meer in het algemeen bespreken: "Hoe kunnen we onze bedrijfskosten verlagen?" of "Hoe kunnen we de productiviteit verhogen of hoe kunnen we de klantenservice verbeteren?"

Verzamel de relevante achtergrondmaterialen

Nadat u het onderwerp van de discussie hebt gekozen, wordt het tijd om de materialen te verzamelen die leden van uw adviesraad nodig hebben.

Omdat dit de eerste vergadering van de adviesraad is, moet u een bedrijfsplan en andere documenten met betrekking tot het discussieonderwerp opnemen, zoals grafieken, grafieken en factsheets die de achtergrond van het discussieonderwerp illustreren.

Stuur indien mogelijk twee weken van tevoren een kopie van deze documenten naar alle leden van de adviesraad, samen met een kopie van de agenda.

Maak de vergaderagenda

Hieronder ziet u een voorbeeld van een eerste vergaderagenda (met opmerkingen voor het efficiënt uitvoeren van de vergadering) die u mogelijk wilt gebruiken voor uw eerste vergadering van de adviesraad.

Merk op dat elk agendapunt getimed is; een tijdschema in uw vergadering opnemen en eraan vasthouden zorgt ervoor dat uw vergadering niet verzandt en een discussie over het onderwerp stimuleert.

Maak afspraken voor het opnemen van de vergaderingnotulen

U wilt ook een aantal afspraken maken voor het opnemen van de notulen van de vergadering. Probeer dit niet zelf te doen; je moet volledig kunnen deelnemen door te luisteren en bij te dragen. Als u niet iemand hebt die aanwezig kan zijn en als secretaresse kan dienen, vraag dan toestemming aan uw leden van de adviesraad om de vergadering op te nemen.

Verfrissingen beschikbaar maken

Het is een goed idee om drankjes beschikbaar te hebben. Koffie, thee, water, sappen en gezonde snacks zoals fruit of muffins zijn een leuke touch en zijn altijd welkom op vergaderingen. Na uw eerste vergadering heeft u een idee van de voorkeuren van deelnemers voor dranken en snacks en kunt u dienovereenkomstig plannen voor de volgende vergadering.

Kom tot rust!

Maar maak vooral geen zorgen over uw presentatie. U bent er om uw visie en verwachtingen voor uw bedrijf te delen en advies in te winnen, niet om indruk te maken op iedereen met multimedia-presentatie-effecten.

Uw langetermijndoel is om een ​​vertrouwensrelatie met uw Advisory Board-leden tot stand te brengen, dus richt u in plaats daarvan op ervoor te zorgen dat uw Advisory Board-leden weglopen en voelen dat zij zijn gehoord en dat zij hebben bijgedragen aan het beheer van uw bedrijf - en kijk uit naar de volgende vergadering van de raad.

Voorbeeldagenda

De agenda voor de vergadering van de steekproefadviesraad omvat voorgestelde activiteiten met notities om u door het vergaderproces te begeleiden. Print deze agenda en pas deze aan uw behoeften aan. U kunt het rechtstreeks naar een Word-, Excel- of vergelijkbaar kantoordocument kopiëren door de tekst te selecteren en kopiëren en plakken te gebruiken.

[Je bedrijfsnaam]

Agenda

[Datum]

[Plaats]

Begin- / eindtijd

Activiteit

10:00 - 10:05 uurIntroducties
(Stel dat uw leden van de adviesraad elkaar niet hebben ontmoet, stel uzelf en alle bestuursleden voor, met een korte schets van hun expertise.)
10:05 - 10:10 uurWaarom een ​​adviesraad?
(Een korte verklaring van hoe u de Advisory Board ziet werken en de bijdragen die u hoopt dat de Advisory Board aan uw bedrijf kan doen, inclusief details over hoe vaak de Board zal vergaderen.)
10:10 - 10:20 uurvragen
(Als die er zijn, als dat niet het geval is, vraag dan uw bestuursleden hoe zij de adviesraad zien werken en hoe zij hopen bij te dragen.)
Discussieonderwerp: [Voeg hier uw vraag / probleemstelling in]
10:20 - 10:25 uurPresentatie van het discussiethema
(Een overzicht van de geschiedenis van het onderwerp en hoe dit op dit moment van invloed is op het bedrijf; onthoud op dit moment uw mening / oplossingen te geven.)
10:25 - 11:35 uurDiscussie
(Je wilt de ideeën in dit stadium laten stromen, weiger of weiger ideeën op dit moment. Draag ook je ideeën / visies bij.)
11:35 - 11:50 uurVoorstellen / Resoluties
(Evalueren van de ideeën die de groep heeft gehoord en het kiezen van de beste "oplossingen".)
11:50 - 11:55 uurSamenvatting
(Vat het onderwerp, de discussie en de resultaten voor de groep samen en vertel hen wat u van plan bent te doen.)
11:55 uurVerdaging

[Datum van de volgende vergadering]

Als u dit tijdschema gebruikt, is dit een goed moment om uw leden van de adviesraad mee te nemen naar een goede lunch (vooral als er tijdens de vergadering geen snacks zijn geserveerd). Vergeet niet dat de vergadering voorbij is en dat de lunch vooral een sociale gelegenheid moet zijn!

Houd de vergaderingen kort

U mag nooit een vergadering van een adviesraad hebben die langer duurt dan twee uur. Twee uur is lang genoeg voor de meeste mensen om hun onverdeelde aandacht te geven aan de taak die voorhanden is.

Start Future Meetings met een bespreking van de vorige topics van discussie

In toekomstige vergaderingen moet u beginnen met een beoordeling van wat u hebt gedaan over het onderwerp dat in de vorige vergadering is besproken en de opmerkingen van uw adviesraadleden over de acties van uw bedrijf uitnodigen.

Omdat de "meet and greet" uit de weg is, wilt u misschien twee discussieonderwerpen bij toekomstige vergaderingen van uw adviesraad. Misschien heb je er zelfs drie als je denkt dat ze comfortabel in het formaat van twee uur passen. Maar je zou nooit meer dan drie moeten hebben.


Video Van De Auteur: ISOC Q1 Community Forum 2016

Gerelateerde Artikelen:

✔ - 10 Loyaliteitsmarketingideeën voor uw kleine onderneming

✔ - Zakelijke uitgaven claimen in Canada

✔ - Hoe een bedrijfsnaam kiezen (Canada)


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!