Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Fiscale behandeling van door werkgevers betaalde herplaatsingskosten


Verplaatsing om zakelijke redenen kan moeilijk - en duur - zijn voor een werknemer. Dat is de reden waarom veel verhuiskosten voor werknemers worden betaald door werkgevers. Hier leest u hoe het proces van het betalen van verhuiskosten voor werknemers werkt, inclusief wat voor u als bedrijf in mindering kan worden gebracht, hoe u deze betalingen kunt documenteren en hoe u deze uitgaven kunt rapporteren op W-2-formulieren voor werknemers.

Fiscale wijzigingen en verhuiskosten

De belastingwetgeving van 2017 (de Tax Cuts and Jobs Act) bevat enkele wijzigingen in inhoudingen voor verhuiskosten voor werknemers, van kracht voor het belastingjaar 2018 tot en met 2025. Deze wet verwijdert de aftrek voor niet-vergoede zakelijke uitgaven, inclusief verhuiskosten. Dat betekent dat deze kosten niet langer aftrekbaar zijn voor de werknemer op schema A. Deze wijziging is ook van invloed op eigenaren van C-bedrijven en S-bedrijven die ook werknemers van het bedrijf zijn.

Vergoedingen van uw bedrijf aan werknemers voor verhuiskosten worden beschouwd als secundaire voordelen. Deze uitkeringen zijn belastbaar loon voor de werknemer en moeten worden opgenomen voor inhouding van federale inkomstenbelasting, VAIS (sociale zekerheid / Medicare) en federale werkloosheidsbelasting. Zelfs u hebt een bedrijfsbeleid dat vereist dat medewerkers de betalingen bijhouden en overtollige bedragen teruggeven, deze betalingen zijn nog steeds belastbaar voor de werknemer.

Als uw bedrijf de verhuiskosten van werknemers beschouwt als belastbare (W-2) lonen voor de werknemer, kan uw bedrijf de kosten van deze uitgaven nog steeds als bedrijfskosten aftrekken.

Voor de duidelijkheid: Met ingang van 2018 tot 2025 zijn alle verplaatsingskosten van werknemers die door uw bedrijf aan werknemers worden betaald, belastbaar voor de werknemer. Niet-vergoede verhuiskosten van werknemers mogen door de werknemer niet worden afgetrokken als diverse kosten. Uw bedrijf kan deze betalingen nog steeds als zakelijke kosten aftrekken.

Hoe u werknemers vergoedt voor verhuiskosten

Over het algemeen is elke betaling die u aan werknemers doet belastbaar en het betalen van verhuiskosten voor werknemers wordt beschouwd als een belastbaar voordeel. De belastingwetgeving van 2017 veranderde deze belastingsituatie niet. Maar het heeft de mogelijkheid weggenomen dat werkgevers het gebruik van een verantwoordingsplan (hieronder uitgelegd) kunnen vergoeden om te voorkomen dat de werknemer inkomstenbelastingen over deze betalingen moet betalen.

Het is een goed idee om het procesplan voor verantwoording te volgen om de vergoedingen voor werknemers te documenteren, zodat u problemen bij een controle kunt voorkomen.

Zo werkt een vergoedingsplan: de werknemer betaalt de kosten en u vergoedt ze. De kosten moeten worden gespecificeerd en alleen specifieke uitgaven kunnen worden betaald. De kosten moeten ook voor een zakelijk doel zijn.

De werknemer moet kosten hebben betaald of opgelopen tijdens het uitvoeren van diensten als werknemer van uw bedrijf. Mogelijk moet u documenteren dat de verhuizing door uw bedrijf is vereist. Er zijn ook enkele boekhoudprocedures die moeten worden gevolgd.

  • De werknemer moet "voldoende rekening houden met deze uitgaven binnen een redelijke periode. "Dat wil zeggen, de werknemer moet u bonnetjes voor alle uitgaven geven.
  • Als u de werknemer een voorschot op deze kosten geeft, moet de werknemer overtollig geld binnen een redelijke termijn retourneren.

Stel bijvoorbeeld dat u $ 5.000 voorschrijft voor verhuiskosten en dat de medewerker u bonnen geeft voor $ 3.650. De werknemer moet u een cheque voor het saldo geven ($ 1.350). Als niet aan alle criteria voor een verantwoordingsplan wordt voldaan, is het plan geen verantwoordingsplan. En "vergoedingen voor niet-aftrekbare kosten" (aan de werknemer) en vergoedingen voor diverse of niet-gespecificeerde uitgaven zijn belastbaar voor de werknemer.

Payroll Taxes en Moving Expense Payments to Employees

Verhuiskosten voor werknemers die door uw bedrijf worden betaald, zelfs als u een verantwoordelijk plan hebt, zijn onderworpen aan inhouding voor federale inkomstenbelastingen, VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare) en federale werkloosheidsbelastingen.

U moet het bedrag van deze uitkering aangeven wanneer u het W-2-jaarlijkse belastingrapport voor de werknemer van het voorgaande jaar invult.

Om te verduidelijken hoe deze kosten worden ingevoerd op het W-2-formulier van een werknemer. We gebruiken het bovenstaande voorbeeld, waarbij de werknemer $ 5.000 ontvangt voor verhuiskosten, ontvangsten heeft voor $ 3.650 en de resterende $ 1.350 behoudt. Het bedrag dat de werknemer aanhoudt, is belastbaar voor de werknemer. We gaan ervan uit dat deze betaling wordt gedaan onder de vereisten voor een verantwoordingsplan, zoals hierboven beschreven:

  • De belastbare $ 1.350 is opgenomen in box 1 van de W-2 (en in de vakken 3, 5 en 16, indien belast door de staat of stad).
  • Federale en staatelijke bronbelasting en VAIS-belastingen moeten worden berekend voor de belastbare $ 1.350 en zijn opgenomen in de daarvoor bestemde vakken op de W-2.
  • U moet de $ 3,650 (het bedrag gelijk aan de onderbouwde hoeveelheid (bijvoorbeeld het niet-belastbare gedeelte) opnemen in vak 12 van formulier W-2 met de code "L."

Zie IRS-publicatie 15 (circulaire E) voor meer informatie over hoe dit werkt.

Een medewerker extra geld geven voor verhuiskosten

Sommige bedrijven geven werknemers een vast bedrag voor verhuiskosten, afhankelijk van het type verhuizing en de afstand. De betaling kan als zakelijke kosten nog steeds aftrekbaar zijn voor uw bedrijf.

Als u een werknemer het geld voor verhuiskosten wilt geven en de werknemer laat beslissen hoe dit geld wordt uitgegeven, heeft u volgens de IRS-voorschriften een niet-verantwoord plan. In dit geval, zoals hierboven vermeld, als u niet wilt dat de medewerker bonnen moet tonen, is alle betaling belastbaar voor de werknemer als een voordeel. Bovendien moet federale inkomstenbelasting en VAIS belasting worden ingehouden op de betaling.

In dit geval wilt u misschien een extra bedrag aan de betaling toevoegen om de medewerker te helpen met de extra belastingen die moeten worden betaald. Dit wordt 'opwaarderen' van een cheque genoemd en het wordt gedaan om de werknemer het exacte bedrag van de betaling, na belastingen, te geven.

Als u bijvoorbeeld een werknemer $ 2000 aan verhuiskosten betaalt, kunt u een bruto-upberekening doen om meer dan $ 2000 te krijgen om de extra belastingen te dekken.

Verhuiskosten voor werknemers zijn aftrekbaar

Betaling van verhuiskosten van werknemers is een aftrekbare bedrijfskost voor uw bedrijf.

Medewerkers vertellen over het Vergoedingsplan Vergoedingen Onkostenvergoeding

Net als bij elke andere personeelsbeloning moeten alle werknemers hetzelfde worden behandeld. U kunt criteria instellen om in aanmerking te komen voor het plan op type medewerker (bijvoorbeeld in loondienst versus per uur), maar u kunt een medewerker in dezelfde classificatie niet meer van dit voordeel geven dan een ander.

Het is altijd een goed idee om dit soort voordelen schriftelijk te vermelden en op te nemen in uw communicatie met werknemers. Het handboek voor werknemers of het handboek voor beleid en procedures is een goede plaats om het plan te beschrijven. Vergeet niet om informatie over de fiscale gevolgen van dit voordeel op te nemen.

Medewerkers helpen met hun verhuiskostenaftrek

Tenzij u een gekwalificeerde belasting bereider bent, zou u geen belastingadvies moeten geven aan werknemers over inkomstenbelastingen. Moedig uw werknemers aan om professioneel belastingadvies te krijgen of professionele belastingsoftware te gebruiken. Hier zijn enkele dingen die u kunt doen om werknemers te helpen inzicht te krijgen in deze verhuiskostenuitkering en hoe dit hun belasting zal beïnvloeden:

  • Geef werknemers een werkverplaatsingspakket waarin wordt uitgelegd hoe en wanneer verhuiskosten worden vergoed door uw bedrijf.
  • Geef werknemers de mogelijkheid om hun inhouding (op formulier W-4) te wijzigen om rekening te houden met de verhuisbonus en hun belastingplicht.

IRS Informatie over verplaatsingskosten van werknemers

IRS-publicatie 521 - Verhuiskosten zijn nog niet bijgewerkt voor 2018.

IRS-publicatie 15 - Circulaire E - Belastinghandleiding voor werkgevers

IRB-publicatie 15b - Belastinghandleiding voor werkgevers voor werknemers

Dit artikel en alle informatie op deze site bevat algemene informatie en is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg IRS-publicaties voor meer informatie. Elke situatie is specifiek; vraag vragen aan uw belastingadviseur.


Video Van De Auteur:

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Kosten van kapitaal voor een bedrijf

✔ - Afvalverwerkingsmethoden en verwijderingsmethoden

✔ - Een pakkende marketing-slogan kan uw bedrijf een boost geven


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!