Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Waarom u een Checklist voor de planning van evenementen nodig hebt

Overwin dit waardevol hulpmiddel voor het succes van evenementen niet


Of u nu net begint met het plannen van evenementen of een ervaren evenementenplanner bent, het is waarschijnlijk dat u bekend bent met een checklist voor de planning van evenementen of dat u er tenminste naar hebt verwezen tijdens een cursus voor evenementplanning of bedrijfsbijeenkomst. Daar is een reden voor. Een controlelijst voor evenementenplanning is de beste vriend van een planner, een waardevol hulpmiddel voor het succesvol beheren van uw evenementen.

Opmerking: een checklist voor de planning van evenementen staat ook bekend als een werkschema of een kritiek pad.

Bij evenementenplanning draait het allemaal om de planning. Zelfs het meest creatieve evenementidee flopt als het niet goed gepland en uitgevoerd wordt. Hier is waar een checklist voor evenementen binnenkomt. Het is uw gids om georganiseerd te blijven en op - of vooruit - van schema wanneer u de talloze verantwoordelijkheden en diverse details gooit tijdens het plannen van een succesvol evenement. En het is vooral handig bij het beheren van meerdere evenementen. Een kleine taak vergeten of op één deadline achterblijven, kan resulteren in een domino-effect: andere, schijnbaar niet-gerelateerde aspecten van uw evenement kunnen een voor een uit elkaar vallen.

Vertrouw dus niet op uw geheugen, plaknotities of krabbels op uw notitieblok om uw evenementenplanningsbedrijf soepel te laten verlopen. Leer hoe u een effectieve checklist voor evenementenplanning kunt opstellen en deze wordt binnenkort uw nieuwe beste vriend.

Voordat je begint

Om aan de slag te gaan, moet je wat tijd vrijmaken van je schema om je te concentreren op het evenement dat je plant. Maak vervolgens je geest leeg. Ernstig. Geen blik op de telefoon of antwoord op een e-mail. U moet deze gebeurtenis van begin tot einde voorzien zonder onderbreking of afleiding, zodat u alle taken die moeten worden voltooid, effectief kunt plannen.

Maak je klaar

Denk aan de gebeurtenis die u plant en noteer alle bevestigde details: naam van de klant en contactgegevens, datum van het evenement, locatie, aantal aanwezigen, enz. Neem een ​​kalender en markeer de datum van de gebeurtenis in deze agenda vetgedrukt brieven. Verzamel andere relevante materialen - foto's van de locatie, lijst met cateraars om contact op te nemen - die deel uitmaken van dit evenement.

Ga achteruit

De manier om te beginnen met het schrijven van een checklist voor evenementenplanning is om te werken achteruit.

Gasten ervaren een evenement als een eendaagse of meerdaagse bijeenkomst waarbij alles tegelijk gebeurt. Als een live-uitvoering die op het podium verschijnt en prachtig wordt uitgevoerd. Evenementenplanners bekijken evenementen als een reeks kleinere evenementen die bij elkaar passen als stukjes van een puzzel en die culmineren in het laatste evenement. Dus, als planners, beginnen we bij het begin. Dat is enkele weken of maanden voordat een daadwerkelijk evenement plaatsvindt.

Begin bij het begin

Wanneer u beslist waar u moet beginnen met het schrijven van uw checklist voor evenementenplanning, overweeg dan om een ​​solide basis voor uw evenement te leggen. Voordat je kleurenschema's en bloemen kunt bestellen, moet je de basis gebruiken. Van het tekenen van contracten tot het onderhandelen van een blok kamers, alles moet worden geschreven op uw checklist, hoe groot of klein ook. De sleutel is om eerst te zorgen voor taken die van tevoren kunnen worden voltooid, zodat u meer tijd overhoudt in uw planning voor die taken die dichter bij de datum van het evenement plaatsvinden.

Enkele voorbeelden van items die u in uw checklist voor evenementenplanners wilt opnemen:

  • Onderteken contracten (met klant, locatie, verkopers, etc.).
  • Bevestig datum en tijd met locatie
  • Verhuur van entertainment (band, spreker, etc.)
  • Veilig hotelgebouw
  • E-mailuitnodigingen
  • Selecteer menu
  • Huur wacht personeel
  • Bevestig het aantal gasten
  • Doorloop van de site
  • Controleer de ingestelde kamer

Laat extra tijd toe

Voeg extra tijd toe met elk item in de checklist voor uw evenement. Als de datum om de uitnodigingen daadwerkelijk te verzenden 15 maart is, plaats dan een item op je lijst om de uitnodigingen klaar te hebben voor verzending op 8 maart, een week eerder. Dat geeft je wat extra tijd als er iets misgaat met de uitnodigingen of als je om een ​​andere reden achterloopt op schema.

Neem herinneringen op uw checklist op

Het is niet genoeg om te schrijven "teken contract met cateraar" op uw checklist en vink vervolgens het vakje aan als u klaar bent. U moet ervoor zorgen dat de cateraar een kopie van het contract heeft ontvangen en u ook een ondertekend exemplaar heeft teruggestuurd. Dus voor elk groot item dat u toevoegt aan uw controlelijst, voegt u een herinnering toe. Bijvoorbeeld: "Follow-up met cateraar re: contract." Voeg nog een, later herinneringsbericht toe met de tekst "Ontvangen ondertekend contract van cateraar." Het is niet ongebruikelijk om een ​​taak aan te pakken en te beschouwen als gedaan als het echt alleen aan uw kant werd voltooid.


Video Van De Auteur: How to Organise the Perfect Event - The Event Expert

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Prorating-verzekering voor de belegger in onroerend goed

✔ - Franchiseovereenkomst versus Franchise Disclosure Document

✔ - Verkoop je object met een vaste prijs op eBay


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!