Auteur'S Blog Over Financiële En Zakelijke

Formele uitnodigingsbrieven en materialen schrijven


Gebeurtenis- en vergaderplanners worden geacht bij te dragen aan of schrijven formele uitnodigingbrieven en -materiaal voor vergaderingen, incentivereizen en andere programma's die zij organiseren. Hoewel het niet als een overweldigende taak mag lijken, is het belangrijk om bepaalde stappen te volgen om de juiste uitnodigingsetiquette te volgen en te voorkomen dat belangrijke details voor uw gasten ontbreken.

Hier is hoe:

  1. Maak een evenementthema. Alvorens formele uitnodigingsbrieven en -materialen te schrijven, moeten planners ervoor zorgen dat ze een aantrekkelijk programmathema hebben. De volgende vragen helpen bij het begin van het brainstormproces: is het een educatieve conferentie, seminar of incentivereis? Waar wordt het gehouden? Wat is er uniek aan die bestemming of locatie? Wat is het ruwe schema voor het evenement? Wat zijn enkele van de doelen achter het programma? Waarom zou een deelnemer willen deelnemen? Deze vragen helpen een groot thema tot stand te brengen.

  1. Maak een elektronische uitnodiging. Veel formele uitnodigingsbrieven en materialen voor grote evenementen bevinden zich nu op online registratiesystemen vanwege de logistiek van het RSVP-proces: spelling van namen, contactgegevens, dieetvereisten, toegang voor gehandicapten, transportbehoeften, programmadetails, activiteiteninformatie en meer. Opmerking: Minder gecompliceerde evenementen kunnen gebruikmaken van een enkele webpagina of afbeelding van een grafisch ontwerp die per e-mail wordt verzonden om informatie over gebeurtenissen en RSVP-contacten over te brengen.
  2. Maak een afgedrukte uitnodiging. Afhankelijk van de aard van je programma of evenement, kan de uitnodigingsetiquette je aanraden om formele uitnodigingsbrieven en notities te schrijven om je gasten te laten weten dat je hun aanwezigheid echt op prijs stelt. Dit is anders dan het evenementmateriaal. Overweeg in plaats daarvan een eenvoudige uitnodigingskaart die waardevolle informatie verstrekt aan uw gast, inclusief de gastheer en zijn / haar titel, zelfs thema, datum (s) en / of tijd (en) en een contact RSVP.

  1. Formele uitnodigingen voor evenementen schrijven. Als onderdeel van de elektronische uitnodiging dient u op hoog niveau informatie te geven over het programma en de gebeurtenis. Als dit bijvoorbeeld een incentivereis of een meerdaagse conferentie is, wilt u de bestemming, de belangrijkste hotel / vergaderlocatie, het hoofdonderwerp, sprekers (inclusief bios), planning, activiteiten, logistiek en registratiegegevens opnemen. Uitnodigingsbrieven en -materiaal moeten de gasten een reden geven om aanwezig te zijn en moeten altijd een oproep tot actie bevatten.
  2. De uitnodigingsetiquette begint met een overzicht van de bestemmingen / locaties. Houd bij het schrijven van formele uitnodigingsbrieven en -materialen altijd vast dat niemand naar de locatie is geweest waar u het programma huurt. Dus schrijf een kort overzicht van de bestemming en / of locatie waar het programma wordt gehouden. Als u een meerdaags evenement wilt plannen, moet u deze informatie op een zo hoog mogelijk niveau houden, maar zorg ervoor dat er voldoende informatie is met unieke inzichten over de plaats en waarom ze hun tijd daar bij u moeten investeren.

  1. Uitnodigingsetiquette vereist het evenementenprogramma. Als je een meerdaags evenement wilt plannen, zoals een incentiveprogramma, moet het uitnodigingsmateriaal zo gedetailleerd mogelijk zijn. Dit betekent dat uw uitnodiging de aankomstmethoden en -tijden moet identificeren waarop wordt verwacht dat ze deelnemen, tijden voor zakelijke bijeenkomsten en activiteiten (en keuzes van activiteiten), informatie over maaltijden en vertrekinformatie.
  2. Uitnodigingsetiquette vereist activiteitenbeschrijvingen. Geef tijdens het schrijven van formele uitnodigingsbrieven en -materialen een overzicht van de verschillende activiteiten om gasten te helpen beter te bepalen wat overeenkomt met hun interesses. Is uw golfprogramma een evenement van een halve of hele dag? Wat is de "klasse" van die vlottende rivierstroomversnelling? Wat is de hoogte waar je het evenement organiseert en hoe hoog zal dat mountainbike-programma je brengen? Hoe lang duurt een schilderles en wat leren ze?

  1. Uitnodigingsetiquette vereist informatie over vergaderlogistiek. Nogmaals, ervan uitgaande dat u een meerdaags programma host, moeten gasten informatie krijgen over elk van de volgende items:
      1. Vluchtreserveringen
      2. Evenement registratie
      3. Kamerreserveringen
      4. Luchthaventransfers
      5. Kledingvoorschrift
      6. Weer
      7. Check-in procedures
      8. Niet-terugbetaalbare items
      9. Contacten voor gastmedewerkers
  2. Ontwikkel de agenda voor het definitieve evenement. Dit ziet er anders uit dan het oorspronkelijke uitnodigingsmateriaal, maar moet worden verstrekt aan genodigden bij aankomst of vlak voor het bijwonen van een evenement. Het moet een uur per uur bevatten (het is prima om uren te combineren) overzicht van wat er met elke locatie is gepland. Als u meerdere educatieve tracks tegelijk hebt gepland, is het handig om die tracks in groepen te schetsen zodat deelnemers weten welke onderwerpen zijn gepland.

  1. Maak de welkomstbrief van de gebeurtenis. Veel planners worstelen met welke informatie ze wel of niet moeten opnemen in welkomstbrieven. Houd het welkomstbericht eenvoudig en laat de gasten weten dat ze op prijs worden gesteld. Uitnodigingsetiquette suggereert dat de brief moet worden ondertekend door de officiële gastheer van het evenement.
    1. Een van de meest vergeten items voor evenementenuitnodigingen is de vertrekmelding. Als onderdeel van de welkomstbrief en eventuele aankomstgeschenken, is het belangrijk om gegevens bij te voegen over hoe gasten vertrekken.
  2. Maak menukaarten. Of u nu een ontbijt, lunch of diner plant, gasten waarderen altijd de menukaarten die elke gang van de maaltijd aangeven. Het geeft ze iets om over te praten en laat het bedienend personeel bestellingen van gasten aannemen, waardoor het schema op schema blijft. Opmerking: als u tijdens de maaltijd een speciale verrassing plant, zoals een thema-dessert of uniek entertainment, is het handig om die items van de menukaart te houden.

  1. Maak kaarten met notitiekaarten. Of het nu een aankomstgeschenk is of een kussengeschenk, elk waarderingstoestel moet zijn geschenkbonkaart hebben. Het is een gelegenheid om dankbare berichten te versterken en uw gasten zich extra speciaal te laten voelen. Het is handig om formuleringen en berichten op te nemen die het thema van het evenement zelf weerspiegelen.
  2. Maak individuele vertrekkennisgevingen. Stuur op de dag voorafgaand aan het vertrek mededelingen naar de kamers die hen eraan herinneren wanneer ze vertrekken, inclusief vluchtnummer en vertrektijd. Het biedt de mogelijkheid om last-minute fouten op te lossen die mogelijk over het hoofd zijn gezien tijdens het plannen van de logistiek.

Tips:

  1. Zorg voor een geweldige grafische ontwerper en een online registratieproces. De uitdaging is nog steeds dat er veel verschillende online evenementenregistratiesystemen bestaan, maar dat ze ofwel veel aanpassingen vereisen, ofwel het gebruik van systemen van derden nog altijd als een beetje prijzig worden beschouwd per uitnodiging. Dat is de reden waarom veel planners nog steeds vertrouwen op hun eigen hulpmiddelen en bronnen.
  2. Zoek een geweldige kantoorboekhandel. Hoewel organisaties overstappen op elektronische communicatie, vervangt dit nog steeds niet de impact van gedrukte uitnodigingen en evenementmaterialen. Zoek naar briefpapier dat past bij het thema van uw evenement en varieer de papiersoorten en -formaten om meer belangstelling en drama te creëren. Uw gasten zullen de moeite merken.

  1. Maak een sjabloon en repliceer vanaf daar. Planners moeten brieven en materialen voor een sjabloonuitnodiging maken en eenvoudig nieuwe evenementen bijwerken vanuit de sjablonen van eerdere programma's en gebeurtenissen. Natuurlijk moet nieuw briefpapier, afbeeldingen, tekst, enz. Worden geselecteerd en gebruikt, dus er is altijd een bepaalde mate van aanpassing vereist.


Video Van De Auteur: Mobiele laptophouder Ergo-Q 330 - BakkerElkhuizen

Gerelateerde Artikelen:

✔ - Screening van nieuwe freelance klanten met een vragenlijst

✔ - 5 Redenen waarom advocaten een hekel hebben aan Avvo-recensies

✔ - Een gids voor effectief beheer van bouwhulpbronnen


Nuttig? Deel Dit Met Je Vrienden!